Upravljanje projektnim ciklusom – Project Cycle Management

Na početku da vrlo kratko definišemo: Project Cycle Management – PCM – je metodologija za izradu predloga projekta i njegovu realizaciju. Nešto detaljnija definicija objašnjava PCM kao metodologiju koja obuhvata različite alate i instrumente, a čije korišćenje nam olakšava planiranje, pisanje, realizaciju i upravljanje projektom. Cilj korišćenja ove sistematične metodologije zapravo je povećanje kvaliteta programa i projekata, njihove izvedbe, prethodnog temeljnog planiranja i analize, i naknadne provere njihove korisnosti, a sve to izbegavajući neke učestale greške. Važno je da znamo da je osnova PCM-a korišćenje pristupa logičkog okvira u svima fazama projektnog ciklusa – kako tokom planiranja, tako i tokom implementacije aktivnosti i evaluacije postignuća.

Evropska komisija od 1992. godine koristi PCM za upravljanje programima i projektima, i ukoliko želite da se bavite pripremom EU projekata od ove teme krenite sa ovladavanjem veština. Neretko i drugi donatori preporučuju korišćenje ove metodologije i pristupa logičkog okvira, a i sama metodologija će se, jednom kad je savladate, pokazati vrlo korisnom, pa je možete koristiti i za pripremu projekata za druge izvore finansiranja.

Prvi model projektnog ciklusa, nastao 1970. godine sastojao se od četiri glavne razvojne faze – identifikacija, priprema i formulacija, ocena i selekcija, i poslednja implementacija, dok je 1978. godine dodata peta faza – evaluacija. Ovaj model se smatra pretečom i vrlo je sličan onom koji danas koristimo.

Faze projektnog ciklusa

1. Programiranje

Tokom prve faze projektnog/programskog ciklusa analizira se postojeća situacija u cilju uočavanja problema, potreba ali i mogućnosti i razvojnih prilika. U odnosu na rezultate ovih analiza i prikupljenih podataka definišu se ciljevi, odnosno smernice za dalji razvoj i samim tim “ulaganje” donatora u zemlju korisnicu, planira se utrošak sredstava. Na ovaj način dobijamo određene strategije i slične dokumente koji daju opšte okvire za potencijalne projektne ideje.

2. Identifikacija

Ono što je bilo opšte u prvoj fazi u drugoj se konkretizuje i prepoznaju se ideje za potencijalne projekte. Kada se ideje načelno definišu razmatra se koliko su one izvodljive. Prilikom njihovog konkretnijeg definisanja neophodno je voditi računa da su u skladu sa onim širim okvirima koje je prva faza ustanovila, te da su relevantne u odnosu na probleme i potrebe ciljne grupe sa kojom ćemo raditi. U drugoj fazi odlučujemo da li sa idejom koju imamo idemo u treću fazi tj. da li je ideja vredne detaljne razrade ili problemu treba da pristupimo na alternativan način.

3. Formulacija

U ovoj fazi detaljno se definiše projekat, izrađuje se njegova matrica logičkog okvira i na osnovu razvijenog predloga projekta popunjava se konkursna dokumentacija. Tako ćemo se tokom ove faze baviti definisanjem aktivnosti i plana njihove realizacije, definisanjem rezultata i ciljeva koje planiramo da postignemo, opisivanjem ciljne grupe, utvrđiavanjem načina za monitoring i evaluaciju, kao i detaljnim utvrđivanjem budžeta projekta.

4. Realizacija

Realizacija projekta počinje nakon što je potpisan ugovor sa donator. Tokom ove faze implementiraju se aktivnosti u skladu sa uslovima koji se nalaze u tom ugovoru, i naravno u skladu sa projektnim predlogom viagra online bestellen ohne rezept. Cilj je ostvarenje planiranih koristi, tj. dostizanje prethodno definisanih rezultata i ciljeva.

5. Evaluacija

Poslednja faza predviđena je za analiziranje postignuća i utvrđivanje da li je izvedba projekta bila u skladu sa onim što smo naveli u predlogu projekta, te da li su ostvareni ciljevi. Ovo je ujedno faza u kojoj razmišljamo o tome šta smo uradili dobro, a šta je moglo i na koji način biti urađeno bolje. Informacije koje dobijemo tokom ove faze koristiće nama i donatoru za novo planiranje, za novu prvu fazu – programiranje.

Da bi PCM metodologija dala dobre rezultate, a mi napravili dobar projekat neophodno je:

• da koristimo pristup logičkog okvira u svim fazama kako bi se problemi što bolje analizirali i kako bi se pronalazila optimalna rešenja
• da aktivno i kontinuirano uključujemo i konsultujemo zainteresovane strane, i to tokom celog ciklusa
• da precizno formulišemo svrhu projekta – na taj način ćemo najbolje postići njenu održivost
• da ozbiljno i konzistentno pristupimo izradi svih ključnih dokumenata, da sve bude na papiru – ovo osigurava kvalitetan proces odlučivanja

Još nekoliko važnih principa PCM-a

• Kriterijumi i načini donošenja odluka definisani su u u svakoj fazi ciklusa, te su određeni članovi tima koji su delegirani i odgovorni za donošenje i sprovođenje odluka
• Sve faze projektnog ciklusa su progresivne – to znači da jedna mora da se završi da bi naredna bila započeta
• Nova faza programiranja i identifikacije zasnivaju se na rezultatima faze evaluacije

Sve ove informacija o PCM-u isprva vam mogu delovati zastrašujuće, ali kada se prvi put u praksi sretnete sa metodologijom uvidećete koliko je korisna i to će postati način vašeg rada. PCM ćete zavoleti zato što ćete na taj način dobiti jasne, realne i ostvarive ciljeve i postizati koristi koje su dugoročne i održive, a relevantne za ciljnu grupu sa kojom radite. Vaši projekti će doprinositi ostvarenju ciljeva u okviru sektorskih, lokalnih, nacionalnih, pa i regionalnih strategija, vi ćete biti organizacija/tim/pojedinac koji rešava probleme i donosi promene, a na kraju dana to se najviše broji.