Budžet – kako da pravilno finansijski planirate projekat

Finansijsko planiranje projekta i izrada budžeta je deo pripreme projekta kojim ćete se baviti na samom kraju ovog procesa. Budžet projekta predstavlja sva sredstva neophodna za realizaciju projekta preslikana u troškove, odnosno u novac. Tek kada imamo jasan i u potpunosti definisan plan aktivnosti koje želimo da izvedemo tokom realizacije projekta možemo se baviti projekcijom troškova koji će proizaći iz tih aktivnosti, i samim tim izradom predloga budžeta.
Kod nekih projekata ćete imati mogućnosti da potražujete sva sredstva koja su vam neophodna za realizaciju, dok kod nekih morate sami da dofinansirate izvedbu ili da potražite još nekog donatora. U svakom slučaju uvek je dobro da za budžet projekta imate tzv. “in kind” sredstva – to je doprinos vaše organizacije u vidu ljudskih resursa, ustupanja prostora za aktivnosti, korišćenje opreme i sl. Ako poziv zahteva od vas da sufinansirate projekat u određenom procentu to je novac koji ćete zaista morati da obezbedite, jer u izveštaju kojim pravdate utrošena sredstva morate priložiti dokaze o transferu i potrošnji novca.<img class="alignnone size-full wp-image-458" src="http://projekat potenzmittel viagra kaufen.info/wp-content/uploads/2015/07/Budžet-projekta.jpg” alt=”Budžet projekta” width=”500″ height=”280″ srcset=”http://projekat.info/wp-content/uploads/2015/07/Budžet-projekta.jpg 500w, http://projekat.info/wp-content/uploads/2015/07/Budžet-projekta-300×168.jpg 300w” sizes=”(max-width: 500px) 100vw, 500px” />
Kada pominjemo aktivnosti kao osnovu za izradu budžeta važno je odmah u vezi sa tim i grubo podeliti vrste troškova koje na projektu možemo imati. Tako razlikujemo:
– Direktne troškove – u ovu grupu ćemo svrstati sve one troškove koji direktno proizilaze iz implementacije samih projektnih aktivnosti, bilo da su to nadoknade za osoblje koje realizuje aktivnost, troškovi putovanja tokom neke aktivnosti, troškovi organizacije nekog događaja i sl.
– Indirektne troškove – sa druge strane imamo troškove koji nisu u direktnoj vezi sa samim projektnim aktivnostima, ali je neophodno da budu pokriveni da bi sam projektni tim ili organizacija koja realizuje projekat nesmetano funkcionisali. Kada kažemo indirektni troškovi uglavnom mislimo na troškove zakupa prostora u kojem radimo, režijske troškove održavanja, zatim račune za telefon ili internet, razne administrativne troškove.

Kakvi će biti troškovi vašeg projekta

PRIHVATLJIVI – Ono što karakteriše obe vrste troškove jeste PRIHVATLJIVOST. Koji god trošak da želite da stavite u svoj budžet on se mora nalaziti u kategoriji troškova koje taj donator želi da finansira, a to ćete moći da vidite u upuststvima donatora ili na osnovu onoga što je ranije finansirao. Da bismo stvorili jasniju sliku šta je prihvatljivo navešćemo nekoliko stavki koje uglavnom nisu prihvatljive.

Troškovi koji često nisu prihvatljivi:

• sve ono što nema veze sa konkretnim projektom, sve što ne finansira njegovu realizaciju direktno ili resurs neophodan za njegovu realizaciju
• PDV – ukoliko pripremate EU projekat pripremate ga bez obračunatog PDV-a, tokom implementacije projekta sami finansirate PDV i tražite od države da vam ga vrati, što ona kada su u pitanju EU projekti i radi, ili nabavljate opremu bez uračunatog PDV-a uz saglasnost donatora
• bankarske kamate, ukoliko podižete kredit
• ono što vam je već neki drugi donator finansirao
• razliku u kursu koja će vas možda dovesti do nekih gubitaka – nažalost promene u kursu su rizik sa kojim morate sami da se nosite
• kupovina opreme, nekretnina ili zemljišta koje nije direktno neophodno za realizaciju projekta. Kroz projekat ne možete kupiti poslovni prostor za svoju organizaciju, kao ni automobil ukoliko korišćenje nije dobro opravdano i za potrebe projekte
• dugovi vaše organizacije
• sve ono što ste ranije kupili ili započeli kao aktivnost, ukoliko nije drugačije naznačeno u pozivu. Donatori, pogotovo EU, ne finansiraju retroaktivno ono što je već započeto ili dovršeno.

REALNI – troškovi takođe moraju biti realni, što znači da ste ih pažljivo procenili, pre toga ste naravno pristupili istraživanju tržišnih cena kako biste dobili što realnije podatke.

OPRAVDANI – finansijska sredstva koja tražite su zaista neophodna za realizaciju aktivnosti.

Kategorije troškova

– Ljudski resursi – uključuju plate za projektni tim koji će realizovati projekat i honorare za osobe koje će biti angažovane na projektu tokom realizacije određenih aktivnosti. Plate i honorari se u budžet upisuju u bruto iznosu, i taj iznos se uz odgovarajuću dokumentaciju – izvodi iz banke, platni listići i sl. pravdaju u izveštaju donatoru. U ovu stavku upisujemo i dnevnice angažovanih na projektu, a sva pravila u vezi sa njihovim isplaćivanjem odrediće donator.
– Putni troškovi – obuhvataju troškove goriva – kada se za potrebe realizacije projekta koristi privatni ili službeni automobil, zatim karata za prevoz autobusom, vozom, avionom (isključivo ekonomska klasa) ili drugim sredstvom javnog prevoza.
– Oprema i materijali – oprema koju kupujete uglavnom mora biti nova, osim ako pozivom nije drugačije predviđeno. Povedite računa da li oprema mora biti kupljenu kroz tendersku proceduru, i koja pravila za javnu nabavku se primenjuju u tom slučaju.
– Troškovi kancelarije – troškovi kancelarija i režijski troškovi planiraju se u budžetu ukoliko ćete otvoriti potpuno novu kancelariju koja će se baviti samo izvedbom tog projekta. U suprotnom troškove već postojeće kancelarije stavićete u kategoriju administrativnih troškova.
– Ostali troškovi – uglavnom se odnose na troškove koji uključuju podugovaranje, odnosno angažovanje nekog eksterno da realizuje određenu aktivnost ili njen deo. Tako ćete u ovu kategoriju stavljati troškove organizacije događaja, izradu dokumenata ili promotivnog materijala, troškove promotivne kampanje, te bilo kakvi troškove angažovanja stručnjaka koje niste stavili u kategoriju ljudskih resursa. U ovu kategoriju ćete uvrstiti i trošak eksterne revizije projekta ukoliko je ona zahtevana.
– Administrativni troškovi – troškovi zakupa i režijski troškovi već postojeće kancelarije organizacije, obračunavaju se u skladu sa vremenom koje ćete u tom prostoru utrošiti na realizaciju projekta. Ukoliko pola radnog vremena provodite na realizaciji projekta iz tog projekta ćete finansirati 50% troškova kancelarije.
– Ostalo – u ovu kategoriju možete staviti trošak koji niste mogli da svrstate ni u jednu drugu kategoriju
– Rezerva za nepredviđene okolnosti – tzv. contigency – sredstva koja možete uvrstiti u budžet za EU projekat, a podrazumeva resurse koje uz saglasnost donatora možete koristiti ukoliko dođe do nepredviđenih situacija

Važno je da znate da model i dokumentacija za pripremu budžeta varira u zavisnosti od donatora i da se možete sresti sa drugačijom podelom troškova od ove koju smo naveli, ali to verovatno neće biti prevelika odstupanja i moći ćete da se donekle vodite ovim kategorijama prilikom pripreme budžeta.

Napomena: vodite računa u kojoj valuti se priprema budžet, donator će to naglasiti u uputstvu za pripremu dokumentacije. Za EU projekte to je evro, za domaće konkurse to su dinari, za USAID dolari itd.